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本所发布“企业商务合同拟定和审查注意事项”

       针对企业经营过程中合同管理的常见问题,为避免纠纷解决时无合同可依或者所依据的合同含义不清、约定不明等情况,本所企业法务托管中心参照相关案例、部分律所的管理经验,拟定了“企业商务合同拟定和审查注意事项”,现予发布。


                                           企业商务合同拟定和审查注意事项


      前言:商务合同是企业赖以生存的基石,是交易的法律形式。市场经济即合同经济。合同中的每一个字、词、条款都事关合同的风险,事关日后纠纷解决的输或赢。权利义务的文字表述稍有不当,就会影响交易利益的安全实现。所以,如何以最优的方式表达最优的内容,起草、审查一份完美或者说无限接近于完美的合同,实现企业交易利益的最大化和交易风险的最小化,是每一个企业法务或者合同管理人员所面临的课题。本所企业法务托管中心专题就此问题进行了调研。通过走访各类企业并与各类企业法务人员、合同管理人员的接触、沟通,通过梳理本所办理的大量商事纠纷案件,总结出以下注意事项,供各企业法务人员参考。本所还会根据不断变化发展的市场交易情况,对本注意事项进行调整、修改、补充。

        1、企业要尽量与交易对方签订书面的交易合同、协议等(不限于合同书):

  (1)合同类的文件是证明交易方存在交易关系的最原始的书证。

  (2)书面合同也是债权凭证(象征意义),先小人,后君子,成就真君子;先君子,后小人,难免真小人。此外,在劳动法领域,如果企业不遵守法律关于合同书面化的强制要求,后果可能很严重。

     2、塑造合同的外在气质。合同的外在气质很重要,合同如其人,它反映了企业、领导及经办人员的形象。看惯了拖沓、毫无要点的合同表达,你就会明白清晰、明了对于一份合同来说是多么难得,这也有助于塑造企业的整体形象。

   3、重视和客户的沟通。起草合同前要了解客户签订合同的真实目的,取得起草合同的基础资料,做好准备工作;起草合同过程中和客户保持沟通,告诉客户你在起草合同过程中的一些想法,并及时跟进他们的需求,最好向客户说明订立合同能够得到的利益和可能承担的风险。当然,你需要尽力去规避风险。

     4、起草合同时明确定位。平衡合同中各种矛盾问题,这样才能建立合理的合同结构体系和恰当的合同条款。

     5、记住合同的常见结构:(1)合同名称与编号;(2)合同主体;(3)合同序言;(4)合同正文;(5)合同附则;(6)合同签署栏;(7)合同附件。

     6、尽量把合同的名称规范化,可以上网搜索或者参照合同法的列名合同。如果合同名称与实际内容不一致,会给日后纠纷解决造成障碍,届时,可能真的要请专业人士专业解决了。

     7、给合同编号。主要为了便于识别和管理。为防被不良理解与利用,比如成为格式合同的说辞,建议合同内容不要过于格式化。

     8、合同主体选择与审查是最为关键之处。缔约如同恋爱,因此,要选择对的人,一起做对的事。合同主体选择与审查是最为关键之处。

       9、要重视合同条款的实用性。明确权利义务,满足客户的交易需求。

    10、合同首部的约定主体要和主文的责任主体、履约主体以及尾页的签约主体、盖章主体的相对应。避免主体混同,责任混同或责任不明。

   11、重视合同序言。合同序言常常不被重视,但其可以说是“入门”艺术,至少具有如下意义:明确缔约背景、环境、基础,交代缔约目的;方便阅读、掌握(一叶知秋)。此外,合同序言还可能会影响到合同漏洞的填补、合同条款的解释、合同可否解除、情势变更原则的适用。合同序言还可能隐含关键性内容,常因不易引起警觉而“飘过”。

     12、规避合同序言的常见问题:(1)没有序言;(2)援引法律名称错误;(3)缔约动机不明确;(4)随意乱写,主体混淆,言不达意。

      13、注意合同权利义务的承继关系以及债权实现风险的控制。虽然一般情况下,主体的变更不会影响权利义务关系的内容,但从合同风险防范方面考虑,仍要注意权利义务的承继关系以及债权实现风险的控制。于平静之中发现潜在的波澜是合同管理能力的体现哦。

     14、记住撰写合同正文的一般要求:(1)将合同内容分成若干主题,便于内容的安排及理解和使用;(2)各主题之间应条理清晰,分割合理;(3)注意合同履行中的时间顺序或先后顺序。

     15、合同内容须合法。合同应合之“法”包括:(1)法律、行政法规中的强制性、效力性规定;(2)公序良俗原则;(3)遵循其他法律规定(法律、行政法规中的其他规定,地方法规、规章等等);(4)遵循国家、地方政策。

      16、正视合同违法的严重后果。违法的合同,除可能无效导致交易目的不能实现外,还可能导致其他不利后果(行政、刑事、履行障碍、不生诉权等)。

   17、注意合同合法、有效与有用的关系:合法当然有效;有效未必合法;有效通常有用;无效未必无用。

   18、合同应繁简得当,通常应区别对待。在立足于交易成功的情况下,可以合理运用合同法的任意条款,大胆舍弃一些约定,以便合同磋商变得相对简单。但一定不要怕麻烦二省却很多关键条款。

  19、合同用语必须明确具体。避免歧义,必要时可在合同中专门用一条款或者附件加以解释。

   20、合同的语言还必须规范,尽量用法言法语,避免使用当地一些土俚语,保持前后用词一致。如,前面用了承租人,后面就不要写成房客。

     21、关于标的条款:(1)标的必须可能、确定、合法;(2)标的可以是现有物或将来物,可以是己物或他物;(3)注意不动产与动产可能的区别。

  22、关于价格条款。下列问题都应当明确:(1)金额是否正确(与合同审批表一致否);(2)计算是否正确(算术求和);(3)大小写是否一致,不一致怎么办?

     23、关于验收(质量标准)条款:(1)有没有验收条款?注意保修期、保质期与质量异议期的法定区别;(2)是否约定清楚的标准?(3)由谁负责审查?(4)验收程序和验收文件如何签署?(5)提出质量异议的期限和后果?(6)有质量问题怎么处理?

    24、关于付款条款。需明确:(1)预付款或首付款比例?预订金、订金还是定金?(2)留取一定比例质保金 ?质保期义务及违反义务的后果?(3)迟延付款的责任?(4)支付时间可行否?

   25、关于保密条款要注意的问题:(1)有没有保密条款?是否需要保密条款?(2)保密范围是什么?(3)违反后果?损失难以计算是否应该约定一个计算方法?

   26、注意合同的各类期限:法律对合同的期限有特殊的规定,比如合同解除期限等。尽量与对方协商确定。

     27、关于违约责任条款要弄清楚:(1)合同没有违约责任条款等于没有合同只有一半,如果没有违约责任,应注明原因;(2)条款约定过少或不全(与义务对应)?(3)前后条款冲突吗?(4)约定靠谱吗?可能如何被调整?

  28、关于争议解决条款要注意三个方面:(1)或裁或审;(2)仲裁选择;(3)管辖地约定。

   29、示范合同可参考但勿迷信。使用正确的示范合同,避免牛头对马嘴;避免使用早已过时的老模板,老模版条款通常过于简单,适用的合同可能都是过时的哦。

     30、合同附则应包含的一般内容:(1)合同用语释义;(2)合同效力;(3)合同变更、补充;(4)合同份数及保存;(5)合同公证、见证;(6)联系方式与通知方式;(7)提示与说明。

   31、合同拟好后的修改。合同拟好后,一般会跟交易对方协商,如通过协商或者审查发现需要进行修改,要避免修改后的内容与其它部分的内容产生冲突。最好是修改前先通读合同条款,把握合同整体布局,再着手调整、修改。当然,修改还应包括语气是否通顺,是否有语病,标点符号是否正确。修改结束后,还得通读一两遍。

     32、在合同签署栏,要注意下面7个方面:(1)先列附件序号及名称,再列签署栏;(2)写“以下为合同签署栏/以下无正文”,不要为变造合同留下空间;(3)注意主体准确性、主体详细信息;(4)注意签约地点、签约时间;(5)从规范考虑,落款应统一;(6)注意签字纳印的方法、合同盖章的学问;(7)重要合同应面签。

   33、注意收集交易对方的身份证、营业执照、开户银行。提供身份证、营业执照等复印件时,应注意书写正确内容并签字盖章、署明日期。

   34、注意合同履行证据的收集和运用。合同形式方面的缺陷可以履行治愈,因此应注意合同履行证据的收集和运用。平时认为可能无用的证据,打官司可不一定哦。

   35、合同附件注意:与正文保持一致。合同正文提到的附件名称、合同尾部罗列的附件名称、附件本身的名称应保持一致。注意效力冲突解决方法。注意合同附件与正文的效力冲突解决方法。合同附件同样须签字、盖章,盖骑缝章。












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